材料翻译与公证：哪些文件必须办、怎么办

2026-09-18 申请路径

先分清两件事：翻译和公证不是一回事

在本省办理留学材料时，最容易被混为一谈的是翻译与公证。翻译解决的是「对方看得懂」的问题：把中文出具的文件转成目标国通用语言，通常由具备资质的翻译机构或译员完成，交付时附翻译专用章或译员声明。公证解决的是「这份文件是真的」的问题：由公证处证明复印件与原件一致、证明签名或印章属实，出具的是公证书。

有些国家还会在公证之后再加一道认证手续，即由外交部门和目标国驻华使领馆分别对公证书上的印鉴作确认，通常被称作双认证。要不要走到这一步，取决于目标国与受理机构的要求，不取决于我们这边想不想办。

与其死记一份清单，不如按「文件是谁出具的」来判断。

第一类是学校出具的：在读证明、毕业证书、学位证书、成绩单。这类文件多数需要翻译，其中一部分还会被要求先公证。

第二类是公安、民政等机关出具的：身份证、户口簿、出生医学证明、亲属关系证明、无犯罪记录证明。这类文件涉及身份与亲属关系，被要求公证的概率较高。

第三类是金融机构出具的：存款证明、资助方收入证明、资助声明。是否需要翻译，要看受理方是否要求逐项对照。

第四类是本人签署或体检机构出具的：资助声明、体检报告等。这类往往既需要本人当面签署，也需要翻译。

需要提醒的是：同一份文件在不同国家、不同院校的处理方式并不一致。最终以目标院校官网当年发布的材料清单，以及签证受理机构的官方要求为准，不要照抄别人的清单。

顺序错了要重复花钱，这是实际办理中最常见的损失。通行的做法是：先拿到原件，把需要公证的部分一次性办公证，拿到公证书后再对公证书做翻译，最后才做认证。

原因在于，公证书本身是一份新生成的文件，翻译机构翻译的应该是这份公证书，而不是当初那张原件。如果先把原件翻译好再去公证，公证处通常仍会按原件出具公证书，前面的翻译件用不上，只能重来。

例外也有：少数院校接受学校直接出具的英文成绩单或在读证明，这种情况下可以由学校出具后直接使用，不必走公证。是否接受，要看目标院校官网的具体说明。

公证渠道在省内是清楚的。各市州设有公证处，甘肃省司法厅官网及各地司法局官网会公布执业公证机构名录与联系方式，办理前先查名录确认机构执业状态，再电话确认需要携带的原件与复印件。

翻译渠道建议找有固定经营场所、能提供翻译专用章和译员资质说明的机构，交付时索取盖章的纸质件与电子件各一份，并核对译文中的姓名、校名、专业名与原件是否一致。

认证渠道分两段：国内段由外交部门或省级外事部门受理，国外段由目标国驻华使领馆受理，两段的受理范围、递交方式都在其各自官网上公布，办理前以官网流程为准。

姓名拼音不统一是最常见的麻烦。护照、成绩单、公证书上的拼写一旦不一致，后期核对要反复补材料。建议在办第一份材料时就确定一种拼写，后续全部沿用。

校名与专业名的译法也要固定。同一所学校在不同年份的官方英文名称可能有差别，以学校官网公布的现行名称为准。

文件有时效，公证与认证也都可能需要近期出具的材料，具体时限以受理机构当年公布的说明为准，不要按往年的经验准备。

本文只讲办理的门路与顺序，不提供任何具体数字。文中不涉及分数线、位次、录取率、申请截止日期、学费金额、办理时长、有效期年限、公证认证费用等信息。这类内容逐年变动，本文一律不作规定。

实际办理时，请按三处来源核对：目标院校官网当年发布的材料清单与要求；签证受理机构官网公布的递交要求；甘肃省司法厅及各地司法局官网公布的公证机构名录。三者如有不一致，以受理机构的要求为准。